Beratung Prozessoptimierung bei CEx: Mitarbeiter beobachtet einen Produktionsablauf zur Prozessverbesserung

Prozessberatung · Einzelner Ablauf

Beratung Prozessoptimierung: einen Ablauf messbar verbessern

Beratung Prozessoptimierung heißt bei CEx: Wir nehmen einen Ablauf, der in Ihrem Unternehmen immer wieder stockt, und machen ihn nachweisbar besser. Das Angebot richtet sich an Geschäftsführungen und Bereichsleitungen im Mittelstand und in größeren Organisationen. Wir legen die Kennzahl vorab fest, nehmen den Ist-Ablauf mit Ihren Mitarbeitenden auf, testen den Soll-Ablauf im Tagesgeschäft und übergeben ihn an eine verantwortliche Person. CEx hat seinen Sitz in Köln und arbeitet DACH-weit.

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Was leistet Beratung Prozessoptimierung bei CEx?

Beratung Prozessoptimierung von CEx verbessert einen wiederkehrenden Ablauf von der Annahme bis zum Abschluss. Gemessen wird an einer vorher festgelegten Kennzahl wie Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Nacharbeit. Wir nehmen den Ist-Ablauf mit Ihrem Team auf, testen den Soll-Ablauf im laufenden Betrieb und übergeben einen schriftlichen Standard samt Messroutine an eine verantwortliche Person.

Beratung Prozessoptimierung: der Weg eines Kundenauftrags von der Annahme bis zum Abschluss, die Wartezeiten markiert

Verantwortlich: Johannes Niklas Reusch und Hans-Helmut Scheel, Geschäftsführer der CEx UG (haftungsbeschränkt), Köln · Stand: September 2026 · Über uns

Warum Abläufe stocken: drei typische Ursachen

Die meisten Abläufe stocken nicht an der Arbeit selbst, sondern an einer von drei Stellen: an der Regel, an der Übergabe oder an einer einzelnen Person.

Keine verbindliche Regel

Jede Person erledigt den Vorgang auf ihre Weise, oft mit eigenen Excel-Listen neben dem System. Laut Bitkom Digital Office Index (2024) bearbeiten 38 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten noch etwa die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. Dieselbe Bitkom-Befragung zeigt, dass 98 Prozent dieser Unternehmen bereits ein ERP-System einsetzen. Der Engpass liegt also meist nicht in fehlender Software, sondern im Ablauf zwischen Papier, Liste und System.

Übergaben ohne Zuständigkeit

Ein Auftrag wartet zwischen Vertrieb, Auftragsbearbeitung und Produktion, obwohl jede Abteilung ihren Teil erledigt hat. Niemand ist für den ganzen Ablauf zuständig, also entscheidet auch niemand, wenn eine Angabe fehlt. Rückfragen, Nacharbeit und Wartezeit tauchen in keiner Abteilungskennzahl auf.

Wissen in einzelnen Köpfen

Welche Ausnahme wer freigibt, weiß oft nur eine Person. Laut Statistischem Bundesamt (2026) werden bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren überschritten haben. Steht die Regel nirgends geschrieben, geht sie mit dieser Person.

Leistungen der Beratung Prozessoptimierung

Fünf Leistungen bauen aufeinander auf, und jede endet mit einem Ergebnis, das Sie auch ohne uns weiterverwenden. Alle Leistungsfelder zeigt der Überblick über unsere Prozessberatung.

Kennzahl und Ausgangswert

Wir legen mit Ihnen fest, woran der Erfolg gemessen wird: Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Nacharbeit. Die Werte kommen aus Ihrem System oder aus einer einfachen Fallliste, die Ihr Team für eine vereinbarte Zeit führt. Sie erhalten ein Messblatt mit Ausgangswerten, an dem jede spätere Änderung gemessen wird.

Ist-Aufnahme am echten Fall

Wir verfolgen reale Vorgänge vom Eingang bis zum Abschluss und trennen Bearbeitungszeit von Wartezeit. Die Aufnahme machen wir mit den Mitarbeitenden, die den Ablauf täglich ausführen, am Arbeitsplatz und im System. Ergebnis ist ein Ablaufbild, das jede Übergabe, jede Schleife und jede Wartestelle zeigt.

Soll-Ablauf und Standard

Mit Ihrem Team beschreiben wir, wie der Ablauf künftig läuft, einschließlich Ausnahme und Vertretung. Für jede Übergabe steht fest, wer entscheidet, wenn etwas fehlt. Lässt sich ein Schritt verlässlich automatisieren, beschreiben wir die Anforderung und verweisen auf digitale Prozesse und KI.

Test im Tagesgeschäft

Ein Bereich arbeitet für eine vereinbarte Zahl von Fällen nach dem neuen Standard, während wir mitarbeiten und nachsteuern. Danach vergleichen wir die Messwerte mit dem Ausgangswert und passen den Standard an, wo er im Alltag nicht trägt. Sie erhalten eine Entscheidungsvorlage, ob und in welcher Reihenfolge weitere Bereiche folgen.

Übergabe mit Verantwortlichem

Wir übergeben den Ablauf an eine Person in Ihrem Haus, die ihn danach verantwortet und die Kennzahl weiterführt. Dazu gehören der Standard, eine Messroutine mit festem Prüftermin und die Einarbeitung der Beteiligten. Soll der Ablauf dauerhaft in ein Prozessmanagement eingebunden werden, schließt die Prozessmanagement-Beratung an.

Welche Abläufe eignen sich für eine Prozessoptimierung?

Am meisten bringt die Arbeit bei Abläufen, die häufig laufen, mehrere Abteilungen berühren und heute spürbar Wartezeit oder Nacharbeit erzeugen. Fünf Symptome zeigen branchenübergreifend, dass ein Ablauf geeignet ist:

Wartende Freigaben: Vorgänge liegen, bis eine Freigabe kommt, die nur an bestimmten Tagen erteilt wird.
Rückläufer: Aufträge kommen zurück, weil eine Angabe fehlt oder falsch übernommen wurde.
Doppelerfassung: Dieselben Daten stehen auf Papier, in Excel und im ERP-System.
Ausnahmen bei einer Person: Sonderfälle bleiben liegen, wenn eine bestimmte Kollegin fehlt.
Unklarer Stand: Kunden fragen nach dem Bearbeitungsstand, und niemand kann ihn ohne Suchen nennen.

In der Praxis betrifft das häufig die Auftragsabwicklung, den Einkauf, die Reklamationsbearbeitung oder die Rechnungsprüfung. Für mittelständische Betriebe mit mehreren solcher Engpässe beschreiben wir den Einstieg unter Prozessoptimierung im Mittelstand. Behörden und kommunale Verwaltungen, die über Vergabeverfahren einkaufen, finden ihr Vorgehen unter Prozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung. Weniger geeignet sind Abläufe, die nur wenige Male im Jahr vorkommen, weil dort zu wenige Fälle für einen belastbaren Vergleich entstehen.

So läuft die Beratung zur Prozessoptimierung ab: fünf Schritte mit Stopppunkten

Jeder Schritt endet mit einer Entscheidung Ihrer Geschäftsleitung, ob und wie es weitergeht.

Schritt 1: Erstgespräch

Im kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten beschreiben Sie das Symptom, die beteiligten Abteilungen und wie oft es auftritt. Danach sagen wir Ihnen, ob wir passen und welcher Ablauf sich als erster eignet.

Schritt 2: Angebot mit Stufen

Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit festem Leistungsumfang, Stufen und Stopppunkten. Es nennt den Ablauf, die beteiligten Bereiche und die Termine, an denen Ihr Team gebraucht wird. Vor dem Start legt Ihre Geschäftsleitung fest, wofür gewonnene Zeit genutzt wird.

Schritt 3: Messen und aufnehmen

Wir erheben den Ausgangswert und nehmen den Ist-Ablauf mit Ihrem Team auf. Warten und Bearbeiten messen wir getrennt, weil beides unterschiedliche Abhilfen braucht. Am Ende steht ein Lagebild: wo Zeit verloren geht, wo Fehler entstehen und wer was entscheidet.

Schritt 4: Gestalten und testen

Wir entwerfen den Soll-Ablauf mit den Ausführenden und testen ihn in einem Bereich an echten Fällen. Über die Ausweitung entscheidet das gemessene Ergebnis, nicht die Meinung im Raum.

Schritt 5: Übergeben

Die verantwortliche Person übernimmt Standard, Kennzahl und Prüftermin. Wir arbeiten sie so ein, dass der Ablauf ohne uns trägt. Zum vereinbarten Prüftermin zeigt der Messwert, ob die Verbesserung hält.

Wie beteiligen wir Mitarbeitende, ohne Angst vor Stellenabbau auszulösen?

Die Geschäftsleitung sagt vor dem ersten Termin, wofür gewonnene Zeit verwendet wird, und wir messen Vorgänge statt Personen. Fragt ein Berater für Prozessoptimierung nach Bearbeitungszeiten, vermuten viele Mitarbeitende eine Stellenbemessung. Unsere Analyse bewertet keine einzelnen Stellen, und das steht im Angebot. Der Zweck steht in der Einladung zum ersten Termin, etwa mehr Aufträge mit demselben Team, weniger Überstunden oder weniger Reklamationen.

Gibt es einen Betriebsrat, empfehlen wir, ihn zum Auftakt einzuladen. Entscheidungen über Stellen bleiben bei Ihnen. Stößt eine Veränderung auf mehr Widerstand, als eine neue Regel lösen kann, ergänzt unsere Change-Management-Beratung die Arbeit.

Warum CEx: ein Ablauf bis zum gemessenen Ergebnis

CEx arbeitet an einem konkreten Ablauf, bis er gemessen besser läuft, und übergibt ihn dann an Ihr Team.

Geschäftsführer im Mandat: Wer anfragt, spricht mit Johannes Niklas Reusch oder Hans-Helmut Scheel. Dieselben Personen begleiten das Mandat von der Analyse bis zur Übergabe; einen separaten Vertrieb gibt es nicht.
Zahlen vor Meinung: Wir beginnen mit dem Lagebild, nicht mit einer Empfehlung.
Mitarbeit im Tagesgeschäft: Wir testen Verbesserungen dort, wo sie laufen sollen, statt im Besprechungsraum.
Übergabe ohne Abhängigkeit: Ihr Team verantwortet den Ablauf danach selbst und braucht uns für den Betrieb nicht.
Nein, wenn wir nicht passen: Liegt ein Thema außerhalb unserer Felder, sagen wir das im Erstgespräch und verweisen weiter.

Viele Angebote am Markt stellen Methoden in den Vordergrund und setzen Programme über viele Prozesse auf. Bei uns heißt Prozessoptimierung: Beratung und Mitarbeit an einem Ablauf, bis der neue Standard im Test trägt. So sehen Sie am Messwert, ob die Arbeit wirkt, bevor Sie mehr beauftragen.

Förderung: was der Markt bietet und was wir nicht tun

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es mit der „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ eine Bundesförderung, deren Richtlinie Ende 2026 ausläuft. Laut BAFA (Stand September 2026) können förderberechtigte Unternehmen bis 31. Dezember 2026 höchstens fünf Beratungen fördern lassen, maximal zwei pro Jahr. Laut Förderdatenbank des Bundes (Stand September 2026) beträgt der Zuschuss je nach Region bis zu 80 Prozent der förderfähigen Kosten.

Planen Sie mit dem Enddatum der Richtlinie, wenn Sie eine geförderte Beratung zur Prozessoptimierung in Betracht ziehen. Ob ein konkretes Mandat förderfähig ist, entscheidet das BAFA; klären Sie das vor der Beauftragung. Förderanträge schreiben wir nicht, ebenso wenig beraten wir zu Steuern oder Finanzierung.

Häufige Fragen zur Beratung Prozessoptimierung

Der Preis richtet sich nach dem Leistungsumfang, nicht nach einem Tagessatz. Vier Faktoren bestimmen ihn: wie viele Abläufe enthalten sind, wie viele Abteilungen beteiligt sind, ob Messwerte schon vorliegen und wie eng wir den Test begleiten. Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit festem Umfang, Stufen und Stopppunkten, an denen Sie entscheiden, ob es weitergeht. Das Erstgespräch ist kostenlos.

Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie oft der Ablauf läuft. Ein Vorgang, der täglich vielfach vorkommt, liefert schneller genug Fälle für einen belastbaren Vorher-nachher-Vergleich als einer, der wenige Male im Monat läuft. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten; den Zeitplan für die weiteren Schritte legen wir im schriftlichen Angebot fest, mit einem Stopppunkt nach jeder Stufe.

Die Beratung zur Prozessoptimierung eignet sich für Unternehmen, in denen ein wiederkehrender Ablauf mehrere Abteilungen berührt und messbar Zeit verliert, branchenübergreifend und vom Mittelstand bis zum Konzern. Weniger geeignet ist sie, wenn Sie Steuer- oder Finanzierungsberatung suchen oder jemanden, der einen Förderantrag schreibt. Diese Themen gehören nicht zu unseren Feldern. Das sagen wir im Erstgespräch und verweisen weiter.

Prozessoptimierung verbessert einen bestimmten Ablauf bis zu einem gemessenen Ergebnis. Prozessmanagement sorgt dafür, dass alle wesentlichen Abläufe dauerhaft beschrieben, verantwortet und gesteuert werden. Viele Unternehmen beginnen mit einem optimierten Ablauf und bauen danach ein Prozessmanagement auf. Den dauerhaften Ansatz beschreibt unsere Prozessmanagement-Beratung.

Ja, wenn die Methode zum Ablauf passt, aber sie ist nie der Ausgangspunkt. Für Wartezeiten zwischen Abteilungen reicht oft eine einfache Wertstromdarstellung, für wiederkehrende Fehler eine strukturierte Ursachenanalyse. Welche Methode wir nutzen, entscheidet der gemessene Ausgangswert, nicht ein vorab gewähltes Programm. Spezielle Analyse-Software brauchen Sie für den Start nicht.

Ja, gerade dann, denn Nacharbeit und Wartezeit binden Stunden, die Sie bereits bezahlen. Laut KfW-ifo-Fachkräftebarometer (KfW, Juni 2026) sahen sich im April 2026 22 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen durch Fachkräftemangel in ihrer Geschäftstätigkeit beeinträchtigt. Wir schneiden den ersten Schritt deshalb so zu, dass er neben das Tagesgeschäft passt: ein Ablauf, ein Bereich, kurze Termine mit den Ausführenden.

Wir brauchen Eingangs- und Abschlusszeitpunkte der Vorgänge, keine Leistungsdaten einzelner Personen. Diese Zeitstempel kommen aus Ihrem ERP- oder Ticketsystem oder aus einer einfachen Fallliste, die Ihr Team für eine vereinbarte Zeit führt. Welche Daten wir einsehen, legen wir vorab mit Ihnen fest, bei Bedarf gemeinsam mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Die Auswertung zeigt Vorgänge und Übergaben, nicht Personen.

Weiterführende Themen

Prozessberatung im Überblick: alle Leistungsfelder rund um Abläufe, von der Analyse bis zur Automatisierung.
Prozessoptimierung im Mittelstand: Einstieg für Betriebe mit mehreren Engpässen.
Prozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung: Vorgehen für Behörden und Vergabeverfahren.
Change-Management-Beratung: wenn Veränderung mehr braucht als eine neue Regel.

Erstgespräch

Prozessoptimierung: Beratung beginnt mit Ihrem Ablauf

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, welcher Ablauf stockt. Vier Angaben reichen für ein ergiebiges Erstgespräch:

Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Wir melden uns werktags innerhalb von 24 Stunden.