Bleibt ein Vorgang liegen, sobald jemand fehlt?
Beispiel: Eine Kollegin fehlt, und niemand weiß, wie der nächste Arbeitsschritt funktioniert.
Für Unternehmen, deren Abläufe an Einzelnen hängen.
Was bringt eine Prozessberatung? Abläufe, die nicht an einer Person hängen
Prozessberatung von CEx in Köln hilft Ihnen, betriebliche Abläufe zu verbessern: von Anträgen und Aufträgen bis zu Rechnungen und Freigaben. Wir messen den bestehenden Ablauf, untersuchen Engpässe und planen mit Ihnen, was sich ändern soll. Anschließend setzen wir die vereinbarten Änderungen um und übergeben den Ablauf an Ihr Team.
Von Johannes Reusch · Stand:
Welcher Ablauf hält Sie gerade auf?
Beschreiben Sie kurz, wo es hakt. Antwort werktags binnen 24 Stunden.
- 3–4 MonateRückstand abgebaut
- 11 %untersuchen Engpässe datengestützt (ZHAW, 2025)
- 30–45 Min.kostenloses Erstgespräch
- 24 Std.Antwort werktags
Kurz beantwortet
Was leistet eine Prozessberatung, und was kostet sie?
Unsere Prozessberatung macht Abläufe messbar und begleitet die Umsetzung, bis Ihr Team sie selbstständig steuert.
- Leistungen
- Lagebild, neuer Ablauf, Steuerung, Digitalisierung, Übergabe
- Start
- meist 30–60 Werktage ab Erstkontakt
- Dauer
- Lagebild etwa 15–25 Beratungstage; Zeitraum nach Abstimmung
- Kosten
- 800 € je Beratungstag; Lagebild etwa 12.000–20.000 €
- Methoden
- werkzeugunabhängig, nach Ablauf und Datenlage
- Region
- Köln, deutschsprachiger Raum
Warnsignale
Woran merken Sie, dass ein Ablauf an einer Person hängt?
Fällt eine bestimmte Kollegin aus, stockt der Ablauf. Ihre Excel-Tabellen durchblickt keiner.
Wird Digitales ausgedruckt und wieder abgetippt?
Beispiel: Daten werden ausgedruckt und anschließend von Hand in ein anderes System eingegeben.
Warten Vorgänge länger auf Freigaben als auf Arbeit?
Beispiel: Eine Freigabe bleibt liegen, weil niemand weiß, wer entscheiden darf.
Was kostet Sie das?
Bei einer gesetzlichen Krankenversicherung wuchs so ein Rückstau von drei bis vier Monaten. Im Dienstleistungsbereich meldet jedes vierte Unternehmen (25 Prozent), dass fehlende Fachkräfte seine Geschäftstätigkeit behindern (KfW-ifo-Fachkräftebarometer, Juni 2026). 74 Prozent der befragten Unternehmen nutzen ihre Prozessdokumentation vor allem zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender (ZHAW und BOC Group, Oktober 2025, deutschsprachiger Raum).
Selbsttest
Hängt Ihr Ablauf an einer Person?
Zählen Sie Ihre Ja-Antworten.
0–1 Ja
Ihr Ablauf ruht auf mehreren Schultern. Halten Sie fest, was Neue wissen müssen.
2–3 Ja
Erste Abhängigkeiten sind da. Messen Sie die Durchlaufzeit, und klären Sie Vertretungen.
4–6 Ja
Ihr Ablauf hängt an einer Person. Eine Prozessberatung lohnt sich jetzt, bevor sich ein Rückstau aufbaut.
Leistungen
Was können Sie bei uns beauftragen?
Unsere Prozessberatung umfasst fünf einzeln beauftragbare Leistungen.
Wo stehen Ihre Abläufe heute?
Wir erfassen Abläufe, Systeme und Beteiligte.
Sie erhalten:
- eine Prozesslandkarte
- die betroffenen Systeme
- Kennzahlen und Beteiligte
Dauer:etwa 15–25 Beratungstage, Zeitraum nach Abstimmung
Lagebild anfragenWie ordnen Sie einen Ablauf neu, der hakt?
Wir messen Bearbeitungszeiten, Übergaben, Fehler und Nacharbeit und legen fest, welche Schritte entfallen.
Sie erhalten:
- gemessene Engpässe
- den bezifferten Nutzen jeder Behebung
- den künftigen Ablauf
Dauer:nach Umfang und Datenlage
Beratung ProzessoptimierungWer steuert Ihre Abläufe auf Dauer?
Im Prozessmanagement-Consulting bekommt jede Kennzahl Ihrer Prozesslandschaft eine zuständige Person und einen Prüftermin.
Sie erhalten:
- Verantwortliche je Ablauf
- Kennzahlen mit Zuständigen
- feste Prüftermine
Dauer:nach Umfang
Prozessmanagement-BeratungWelche Schritte können Software oder KI übernehmen?
Bei der Prozessoptimierung mit KI übernimmt Software die Routineschritte; Urteil und Freigabe bleiben bei Menschen.
Sie erhalten:
- automatisierbare Schritte
- eine Werkzeugempfehlung ohne Partnerbindung
- eingeführte digitale Abläufe
Dauer:nach Umfang, in Sprints
Digitale Prozesse und KIWie bleibt der neue Ablauf, wenn wir gehen?
Wir führen den Ablauf mit Ihren Mitarbeitenden ein, damit niemand die Faust in der Tasche ballt.
Sie erhalten:
- einen erprobten Ablauf
- eingearbeitete Mitarbeitende
- eine geordnete Übergabe
Dauer:nach Umfang der Einführung und Übergabe
Change-Management-BeratungEin Fall
Was hat das in einem echten Fall gebracht?
Wie Prozessberatung im Alltag wirkt, zeigt ein Mandat von Johannes Reusch.
Fall 1
Wie löst man einen Rückstau von drei bis vier Monaten auf?
Ausgangslage
Ein sehr altes zentrales SAP-System, kaum digitale Abläufe. Anträge für Langzeitkranke kamen per Post, wurden gescannt, gespeichert, wieder ausgedruckt und von Hand bearbeitet, weil man einer Mitarbeiterin die digitale Bearbeitung nicht zutraute.
Vorgehen
Das Team untersuchte Ist- und Soll-Ablauf und priorisierte Potenziale und Arbeitspakete nach möglicher Kostenersparnis. Entscheidend war der digitale Schritt: Dokumente kamen fortan per E-Mail, ein standardisiertes, maschinenlesbares Formular wurde vollständig digital verarbeitet, weitgehend automatisch, sobald Datenlage und Vertrauen da waren.
Ergebnis
Der Rückstau ist aufgelöst. Die Mitarbeiterin blieb und kümmert sich jetzt persönlich um Kundenanliegen; gespart wurde bei den Folgen des Rückstaus, nicht beim Personal.
| Kennzahl | vorher | nachher |
|---|---|---|
| Rückstau | drei bis vier Monate | aufgelöst |
| Durchlaufzeit | mehrere Monate | nahezu null |
| Fehlerquote | niedrig | nahezu null |
| Nachfragen und Zusatzanliegen | Folge der langen Bearbeitung | null |
Das starre Formular an eine feste E-Mail-Adresse war damals kaum anders machbar. Heute ließe eine textverarbeitende KI bei der Übermittlung mehr Spielraum; solche Möglichkeiten erproben wir zuerst im Kleinen.
„Der Kernpunkt ist aber, immer die neuesten technischen Möglichkeiten mit zu integrieren.“
Den Namen des Auftraggebers nennen wir nicht.
Vorher / Nachher
Wie sah der Weg eines Antrags vorher und nachher aus?
Derselbe Antrag, einmal auf Papier, einmal digital.
Vorher: Antrag auf Papier
Antragsbearbeitung einer gesetzlichen Krankenversicherung
- Antrag geht ein
- Antrag wird gescannt
- Scan wird gespeichert
- Antrag wird wieder ausgedruckt
- Antrag wird bearbeitet
Nachher: Antrag als Formular
Nach dem digitalen Schritt
- Antrag geht ein
- Angaben werden ausgelesen
- Antrag wird bearbeitet
Ablauf
Wie läuft unsere Prozessberatung ab?
- Lagebild
Wie sieht Ihr Ablauf heute aus?
Wir erfassen Abläufe, Systeme, Kennzahlen und Beteiligte. Jede Phase ist einzeln beauftragbar.
Ergebniseine Prozesslandkarte
Daueretwa 15–25 Beratungstage, Zeitraum nach Abstimmung
- Analyse
Wo verliert der Ablauf Zeit?
Wir messen die Engpässe und beziffern, was ihre Behebung bringt.
Ergebnisbezifferte Engpässe
Dauernach Umfang und Datenlage
- Künftiger Ablauf
Wie soll der Ablauf künftig laufen?
Wir leiten das Soll aus dem Ist ab: Schritte, Rollen, Messgrößen.
Ergebnisder künftige Ablauf
Dauernach Umfang
- Erproben und ausweiten
Hält der neue Ablauf im Alltag?
Wir erproben den Ablauf im Kleinen, arbeiten im Tagesgeschäft mit und weiten ihn dann aus.
Ergebnisein erprobter Ablauf
Dauernach Umfang der Einführung
- Übergabe
Trägt der Ablauf ohne uns?
Wir übergeben den Ablauf an Ihre Prozessverantwortlichen.
Ergebnisein Ablauf in Ihrer Hand
Dauernach Umfang der Übergabe
In Zahlen
Wo verlieren Abläufe Zeit?
Zwei aktuelle Befragungen zeigen, wo es hakt.
| Befund | Anteil | Quelle |
|---|---|---|
| geben an, Engpässe datengestützt zu untersuchen, etwa mit Process Mining | 11 Prozent | ZHAW und BOC Group, Oktober 2025 (deutschsprachiger Raum) |
| geben an, keinen ihrer Prozesse zu automatisieren | 23 Prozent | ZHAW und BOC Group, Oktober 2025 (deutschsprachiger Raum) |
| nennen langwierige Entscheidungsprozesse als Hemmnis der Digitalisierung | 37 Prozent | Bitkom, März 2025 |
EinordnungEine Prozessberatung mit Daten zeigt, wo Abläufe stocken.
53 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland melden Digitalisierungsprobleme; 60 Prozent nennen Zeitmangel (Bitkom, März 2025, 603 Unternehmen).
Methoden
Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es, und wann passt welche?
Wir wählen nach Ihrem Ablauf. Fehlen Daten, helfen Interviews, Stichproben und Zeitmessung.
| Methode | passt, wenn … | passt nicht, wenn … |
|---|---|---|
| BPMN | Fachbereich, IT und Leitung denselben Ablauf lesen sollen | Sie Zeiten und Fehler messen wollen |
| Lean | Sie abbauen wollen, was dem Kunden keinen Nutzen bringt | es vor allem um Fehlerquoten geht |
| Six Sigma mit DMAIC | Fehler und Schwankungen mit Daten sinken sollen | belastbare Daten fehlen |
| Process Mining | Ihre Systeme Prozessdaten speichern | Vorgänge auf Papier laufen |
| Engpassmethode | ein einzelner Schritt das Tempo bestimmt | sich Verzögerungen auf viele Schritte verteilen |
| KVP (Kaizen) | Ihr Team laufend in kleinen Schritten verbessern will | der Ablauf ganz neu geordnet werden muss |
Vergleich
Beratung, IT-Anbieter oder eigenes Team: Wer passt zu Ihrem Vorhaben?
Wer für die Prozessoptimierung Beratung sucht, sollte zuerst Ablauf und System unterscheiden. Unsere Prozessberatung verbindet Analyse und Umsetzung.
| Kriterium | Prozessberatung von CEx | Software- oder IT-Anbieter | freier Berater für Prozessoptimierung | eigenes Team |
|---|---|---|---|---|
| Blick auf den ganzen Ablauf | ja, über Systeme hinweg | vom System aus | von der Aufgabe aus | wenn jemand verantwortlich ist |
| Wahl der Werkzeuge | werkzeugunabhängig, ohne Partnerbindung | vom eigenen Angebot aus | je nach Schwerpunkt | vorhandene Systeme |
| Erstgespräch und Kosten | kostenlos, 30–45 Minuten; 800 € je Beratungstag | – | – | – |
| Wissen bleibt im Haus | ja, durch Übergabe | je nach Vereinbarung | je nach Vereinbarung | ja |
| passt, wenn … | mehrere Abläufe betroffen sind und Kapazität fehlt | der Ablauf geklärt ist | eine Spezialaufgabe ansteht | Kapazität und Prozessverantwortung da sind |
Kosten
Wovon hängen die Kosten einer Prozessberatung ab?
Der Tagessatz für unsere Prozessberatung beträgt 800 €. Für ein Lagebild mit etwa 15–25 Beratungstagen ergeben sich rechnerisch 12.000–20.000 €. Der Aufwand hängt von der Größe Ihres Teams, Ihrer Organisation und Ihres Vorhabens sowie von der Zahl der Beteiligten ab. Die konkrete Preisspanne klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Nach jeder Phase entscheiden Sie neu.
Was bestimmt den Aufwand?
- Die Zahl der aufzunehmenden Prozesse.
- Liegen die Daten schon in Ihren Systemen, geht das Messen schneller.
- Ob wir den Ablauf nur entwerfen oder mit einführen, verändert den Aufwand deutlich.
Zum Vergleich: Die vom BDU befragten Beratungen berechneten 2025 durchschnittlich 1.300 Euro pro Tag (BDU, Dezember 2025). Größere Vorhaben kalkulieren wir je Sprint.
Passung
Wann sind wir nicht die Richtigen?
Diese Voraussetzungen für eine wirksame Prozessberatung klären wir vorab.
Persönliche Führungsfragen
Im Beratungsmandat geht es um Ihre betriebliche Aufgabe. Bei persönlichen Führungsfragen begleiten wir Sie in einem gesonderten Leadership-Training.
Es sollen vor allem Stellen wegfallen
Wir wollen Kapazität freimachen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice, nicht Personal abbauen.
Niemand im Haus trägt den Ablauf
Steht die Leitung nicht dahinter oder übernimmt niemand den Ablauf, nehmen wir kein Mandat an.
Die Gründer
Wer berät Sie?
Johannes Reusch
Gründer und Geschäftsführer von CEx
Johannes war von 2012 bis 2016 Consultant bei SIRIUS und von 2020 bis Anfang 2024 Senior Consultant bei C!Ex. Er besitzt die Scrum.org-Zertifizierungen PSPO I und PSPO II.
Hans-Helmut „Hannes“ Scheel
Gründer und Geschäftsführer von CEx
Hannes befasste sich von 1995 bis 2001 an der TU Braunschweig mit mathematischer Optimierung und Logistikprojekten. Von 2005 bis 2019 war er Senior Consultant bei act! consulting für Unternehmensarchitektur und Architekturmanagement.
Jeder Leistungsbereich hat eigene Senior-Experten; für größere Vorhaben holen die Gründer Fachleute dazu, die sie kennen. Die Verantwortung bleibt bei CEx.
Kundennamen
Warum nennen wir keine Kundennamen?
Der Auftraggeber bleibt anonym. Das Fallzitat stammt von Johannes Reusch. Nach Mandatsabschluss holen wir schriftliche Rückmeldungen ein. Vor einer Veröffentlichung lassen wir den Wortlaut freigeben; die Darstellung bleibt anonymisiert.
Einsatzgebiet
Arbeitet CEx nur in Köln?
CEx sitzt in Köln. Gespräche sind persönlich oder per Video möglich. Für Vor-Ort-Einsätze kommen wir zu Ihnen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz – bei konkreten Herausforderungen auch kurzfristig nach Absprache.
Einsatzgebiet- Köln
- DACH
Fragen
Was sollten Sie vor einer Prozessberatung wissen?
Wie läuft eine Prozessanalyse ab?
Wir erfassen den Ablauf, werten vorhandene Daten aus und untersuchen Bearbeitungszeiten, Übergaben, Fehler und Nacharbeit. Dann legen wir fest, welche Schritte entfallen oder automatisiert laufen.
Welche 4 Phasen des Prozessmanagements gibt es?
Vier Phasen sind: Ist-Ablauf verstehen, Soll-Ablauf entwerfen, Änderungen umsetzen, Wirkung prüfen und übergeben. Unser Vorgehen teilt den ersten Schritt in Lagebild und vertiefte Analyse. Danach folgen künftiger Ablauf, Erproben und Ausweiten sowie Übergabe.
Brauchen wir einen Prozessberater oder einen IT-Dienstleister?
Ist Ihr Ablauf noch nicht geklärt, brauchen Sie zuerst jemanden, der sich mit Abläufen auskennt. Das passende System folgt danach.
Fallen durch eine Prozessberatung Stellen weg?
Bei CEx nicht. In einem Mandat für eine Krankenversicherung blieb die Mitarbeiterin und betreut jetzt Kundenanliegen. Oft geht es um Lücken: 37 Prozent der Unternehmen in Nordrhein-Westfalen geben an, mit digitalen Anwendungen fehlende Fachkräfte zu ersetzen (IHK NRW, Februar 2026).
Wie hoch sind die Preise für Unternehmensberatung?
Unsere Prozessberatung kostet 800 € pro Beratungstag. Für ein Lagebild rechnen wir mit etwa 15–25 Beratungstagen, also 12.000–20.000 €. Der genaue Aufwand richtet sich nach Ihrer Organisation, Ihrem Vorhaben und der Zahl der Beteiligten.
Woran erkennt man eine gute Prozessberatung?
Eine gute Unternehmensberatung für Prozessoptimierung hält drei Fragen stand: Ist der Ablauf messbar besser, bei Zeit, Fehlern oder Kosten? Weiß Ihr Team, wie es weitergeht? Erfahren Sie früh, was nicht funktioniert?
Quellen
Woher stammen die Zahlen?
Die Falldaten stammen aus Johannes Reuschs Mandat; externe Zahlen nennen wir mit Herausgeber und Datum.
- ZHAW School of Management and Law mit BOC Group und SGO Verein (Oktober 2025): Geschäftsprozessmanagement Studie 2025. Wie Unternehmen Geschäftsprozesse steuern und was KI daran verändert.
- KfW Research (16.06.2026): Fachkräftemangel entspannt sich weiter, bleibt aber hoch (KfW-ifo-Fachkräftebarometer).
- Bitkom e. V. (12.03.2025): Digitalisierung der deutschen Wirtschaft kommt nur langsam voran.
- IHK NRW (03.02.2026): Aktuelle IHK-Umfrage: NRW setzt weiterhin auf digitale Transformation und KI.
- BDU Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen e. V. (15.12.2025): Studie „Honorare im Consulting 2025“: Tagessätze leicht rückläufig.
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Wo lesen Sie weiter?
Nächster Schritt
Sollen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam ansehen?
Das kostenlose Erstgespräch zur Prozessberatung dauert meist 30–45 Minuten, persönlich oder per Video. Vom Erstkontakt bis zum Mandatsstart vergehen üblicherweise 30–60 Werktage. Für einen ersten Check-up rechnen wir mit etwa 14 Tagen. Termine nach Absprache.
Erstgespräch anfragenWer wir sind.
Prozesse, Architektur, Change.
Johannes Reusch und Hans-Helmut "Hannes" Scheel führen CEx gemeinsam. Beide begleiten Mandate mit ihrem Team persönlich und bringen Senior- und Executive-Erfahrung ein, von der ersten Analyse bis zur Übergabe.
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