Prozesse digitalisieren: Womit Sie anfangen sollten

Prozesse digitalisieren: Beginnen Sie bei einem konkreten Engpass

Wer Prozesse digitalisieren will, sollte mit einem wiederkehrenden Prozess beginnen. Als „low hanging fruit“ für Digitalisierung eignet sich ein Prozess, wo Sie erkennen können, dass der Prozess oft stecken, Angaben und Daten fehlen, Daten mehrfach übertragen werden oder Freigaben ungeklärt oder undefiniert sind. In anderen Worten: ein geeigneter Einstieg in Digitalisierung definiert klare Grenzen, brauchbare Daten und eine verantwortliche Person.

Welche Arbeit soll für wen einfacher werden? Klären Sie diese Frage vor tiefergehenden Ideen zur Digitalisierung. Ein digitales Formular hilft wenig, wenn niemand die eingehenden Anfragen bearbeitet. Eine automatische Erinnerung beantwortet nicht, ob die betreffende Freigabe überhaupt nötig ist.

Was vor Entscheidungen zu Digitalisierung und Transformationen geklärt sein sollte

Dokumentieren Sie einen Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis. Fragen Sie die Beteiligten nach Ihren Wahrnehmungen und Beobachtungen und ammeln Sie Informationen Informationen zu diesem Prozess aus möglichst unterschiedlichen Perspektiven.

Ein guter Ratgeber ist das Organisationshandbuch des Bundes. Es empfiehlt, Prozesse vor ihrer Digitalisierung zu verbessern oder neu zu gestalten. Dafür muss nicht jedes Detail des bisherigen Ablaufs vollständig dokumentiert werden: Verstehen Sie das Problem und die entscheidenden Ausnahmen, bevor Sie den künftigen Ablauf festlegen.

• Ziel: Welches Ergebnis wird gebraucht, und wann ist der Vorgang erledigt?
• Schritte: Was kann entfallen oder zusammengelegt werden?
• Daten: Welche Angaben sind nötig, welche Quelle ist verbindlich?
• Verantwortung: Wer bearbeitet, entscheidet und löst Sonderfälle?
• Systeme: Wo werden Informationen von Hand übertragen?

Wenn schon das Ziel strittig ist, kommt die digitale Transformation zu früh. Eine Prozessanalyse kann die offenen Entscheidungen sichtbar machen.

Prüfen Sie bei den Daten auch Vollständigkeit Begriffs-Eindeutigkeit. Wenn Abteilungen denselben Status unterschiedlich verwenden, muss das vor Umsetzung weiteren Maßnahmen geklärt werden.

Welche Abläufe eignen sich für den Einstieg?

Interne Anfragen, Bestellanforderungen oder Dokumenten-Freigaben können gute Kandidaten sein.

Das Organisationshandbuch berücksichtigt neben strategischen Prioritäten auch überschaubare Vorhaben engagierter Teams. Der größte Schmerzpunkt muss deshalb nicht Ihr erster Pilot-Versuch sein, da hier ggfs. noch zu viele Systeme oder ungeklärte Zuständigkeiten existieren. Kleine Prozessdokumentationen und Veränderungsprojekte unter Einbindung der Mitarbeitenden und Teams können oft eine nachhaltige Akzeptanz bewirken und Motivation entfalten.

Wählen Sie unter den qualifizierten Prozess-Kandidaten denjenigen, dessen Verbesserung im Alltag einen erkennbaren Unterschied machen würde („Quick Win“). Ein besonders einfacher Pilot hat nur wenig Mehrwert, wenn anschließend niemand mit dem Ergebnis weiterarbeitet.

Vergleichstabelle: Welcher Prozess ist bereit für einen Pilotversuch?

Vergleichen Sie zwei Kandidaten gemeinsam mit Fachbereich und IT. Notieren Sie je Feld eine konkrete Beobachtung und den Status bereit, Vorarbeit nötig oder offen. Ein „offen“ ist ein Klärungsauftrag. Halten Sie fest, wer die fehlende Information bis zur Auswahl beschafft.

Zählen Sie die Antworten nicht einfach zusammen. Fehlende Verantwortung oder schwer beherrschbare Fehler können einen ansonsten geeigneten Kandidaten ausschließen. Klären Sie solche Hürden zuerst. Die Tabelle ist eine qualitative Entscheidungshilfe, kein Punktesystem.

Halten Sie die Entscheidung fest: „Wir starten mit …, weil …; vorher klärt … die Frage ….“

Füllen Sie die Felder direkt im Browser aus. Ihre Eingaben werden weder übermittelt noch gespeichert und gehen beim Neuladen verloren. Über „Tabelle drucken“ können Sie die ausgefüllte Tabelle ausdrucken oder als PDF sichern.

Hypothetisches Beispiel: Bestellanforderung oder Kundenanlage?

DEin Unternehmen vergleicht zwei Abläufe, die zusätzliche Rückfragen und doppelte Eingaben verursachen.

Hier wäre die Bestellanforderung der naheliegendere Pilotversuch. Die Kundenanlage kann trotzdem wichtiger sein; sie benötigt zunächst andere Vorarbeiten. Falls eine unnötige Freigabestufe die Bestellungen aufhält, muss diese zuerst zur Entscheidung stehen. Ein Formular allein beseitigt diesen Engpass nicht.

So planen Sie den ersten Pilotversuch

Legen Sie vor dem Start fest, was der Versuch zeigen soll, wer mitarbeitet und wann Sie über die Fortsetzung entscheiden. Vereinbaren Sie außerdem, welche Veränderung eine Ausweitung rechtfertigt und bei welchen Problemen Sie pausieren. Dadurch bewerten Fachbereich und IT das Ergebnis nach denselben Erwartungen.

1. Den Umfang begrenzen

Benennen Sie Auslöser, Ergebnis, Team und eingeschlossene Vorgänge. Halten Sie fest, welche Sonderfälle außerhalb des Tests bleiben und wie diese weiterbearbeitet werden.

2. Die Ausgangslage festhalten

Beobachten Sie vergleichbare Vorgänge im bisherigen Ablauf: Wartezeit, fehlende Angaben, Rückfragen oder doppelte Eingaben. Trennen Sie Bearbeitungszeit von Liegezeit. Eine schnellere Eingabe hilft wenig, wenn die Entscheidung weiterhin wartet.

3. Den künftigen Ablauf vereinbaren

Entfernen Sie überflüssige Schritte. Klären Sie Pflichtangaben, Zuständigkeiten, Ausnahmen und die Sichtbarkeit des Bearbeitungsstands. Die Beteiligten sollten den neuen Ablauf anhand einer kurzen Beschreibung erklären können.

4. Die Technik passend wählen

Prüfen Sie zuerst vorhandene Systeme. Zusätzliche Software sollte eine konkrete Lücke schließen. Beziehen Sie Zugriffsrechte, Datenübertragung und spätere Betreuung ein. Fragen zu Systemen und Schnittstellen gehören gemeinsam mit der IT geklärt.

5. Auch Ausnahmen erproben

Testen Sie typische Fälle ebenso wie fehlende Angaben, Rückfragen oder Vertretungen. Alle Beteiligten müssen wissen, wo sie Probleme melden und wie sie bei einer Störung weiterarbeiten. Benennen Sie, wer den Versuch unterbrechen darf.

Ein Fehler darf nicht unbemerkt in andere Systeme weiterwandern. Vereinbaren Sie deshalb, wer fehlerhafte Vorgänge prüft, korrigiert und erneut freigibt. So wird aus einem technischen Test auch ein Test der Zusammenarbeit.

6. Über die Fortsetzung entscheiden

Vergleichen Sie ähnliche Vorgänge vor und während des Tests. Prüfen Sie auch neu entstandene Arbeit: Ein Zeitgewinn in einer Abteilung kann zusätzlichen Aufwand in einer anderen verursachen. Entscheiden Sie anschließend: erweitern, nachbessern oder beenden.

Woran erkennen Sie, ob der Versuch geholfen hat?

Wählen Sie wenige Beobachtungen passend zum Ausgangsproblem:

• Vorgänge bleiben liegen: Wie lange dauert es bis zum nächsten notwendigen Bearbeitungsschritt?
• Angaben fehlen: Wie viele Rückfragen sind bei vergleichbaren Vorgängen nötig?
• Daten werden mehrfach erfasst: Welche Übertragungen und Korrekturen bleiben?

Erfassen Sie Einrichtungsaufwand und Lernzeit getrennt von wiederkehrender Arbeit. Zusätzliche Nebenlisten gehören in die Bewertung. Wurde das Team im Versuch besonders intensiv unterstützt oder bearbeitete es andere Fälle, lässt sich das Ergebnis nicht ohne Weiteres übertragen.

Fragen Sie die Bearbeitenden zusätzlich, ob der neue Ablauf verständlich ist und ob sie verlässliche Informationen zum Bearbeitungsstand bekommen.

Wann Sie noch nicht automatisieren sollten

Klären Sie zuerst strittige Regeln, widersprüchliche Daten und fehlende Zuständigkeiten. Bei vielen Sonderfällen bleibt fachliche Abwägung wichtig. Bevor Sie automatisieren, müssen Fehler erkennbar sein und Vorgänge sicher weiterbearbeitet werden können.

Auch ohne automatische Entscheidungen kann Digitalisierung helfen: Ein verlässlicher gemeinsamer Bearbeitungsstand erleichtert Übergaben. Manchmal genügt zunächst eine organisatorische Änderung, etwa eine unnötige Freigabe abzuschaffen.

Die Digitalisierungsberatung von CEx betrachtet Prozesse, Technologie, Umsetzung und Menschen gemeinsam. Der beabsichtigte Nutzen steht vor der Entscheidung über Technik und Umfang.

Quelle: Organisationshandbuch des Bundes, Abschnitt 2.3.8, abgerufen am 3. Oktober 2026. Arbeitsblatt und Pilotplan übertragen grundlegende Überlegungen auf Entscheidungen im Unternehmen.