Digitalisierungsstrategie im Unternehmen

Was in eine Digitalisierungsstrategie für Unternehmen gehört

Eine belastbare Strategie besteht aus diesen Bausteinen:

• Portfolio: alle laufenden und geplanten digitalen Vorhaben, jeweils mit Ziel, Verantwortlichen, Budgetbedarf, Status und betroffenen Daten.
• Zielbild: eine Beschreibung auf Geschäftsebene, was Kunden, Mitarbeitende und Partner künftig können sollen.
• Bewertung: jedes Vorhaben eingeordnet nach Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten.
• Etappenplan: die Reihenfolge, je Etappe mit Start, Ergebnis, benötigter Kapazität und Entscheidungspunkt.
• Spielregeln: welches System welche Daten führt, was bei Zielkonflikten gilt und wann Datenschutz und Betriebsrat einbezogen werden.
• Steuerung: wie neue Ideen ins Portfolio kommen, wer entscheidet und wann die Geschäftsleitung das Portfolio prüft.

Hilfreich ist die Abgrenzung zu zwei verwandten Begriffen. Die Digitalisierungsstrategie legt fest, welche Vorhaben ein Unternehmen in welcher Reihenfolge verfolgt. Die digitale Transformation setzt das über Organisation und Prozesse um. Eine Ebene darunter ordnet die IT-Strategie die Anwendungslandschaft. Erst steht also fest, welches Geschäftsziel ein Vorhaben erfüllt, dann folgt die Frage nach den Systemen.

Warum die Reihenfolge zur Kernfrage wird

Jedes zweite Unternehmen hat Probleme, die Digitalisierung zu bewältigen; für 13 Prozent ist sie sogar existenzbedrohend. Das ergab eine Bitkom-Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (Presseinformation vom 11.03.2026). Zugleich sind weniger Mittelständler digital aktiv: Laut KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 (Meldung vom 23.04.2026) haben zuletzt 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen Digitalisierungsprojekte durchgeführt. Der Anteil ist auf den Wert vor Corona gesunken, auch die Ausgaben gehen zurück.

Wenn Budget und Fachleute knapp sind, lässt sich nicht alles gleichzeitig angehen. Die eigentliche Arbeit an einer Strategie ist deshalb die Entscheidung, was zuerst kommt, was wartet und was entfällt.

Auffällig ist ein Befund von KfW Research (Fokus Volkswirtschaft Nr. 533, Februar 2026): Mittelständler mit Digitalisierungsstrategie nutzen künstliche Intelligenz (KI) mit einer Wahrscheinlichkeit von 35 Prozent; Unternehmen mit abgeschlossenen Digitalisierungsvorhaben, aber ohne Strategie, mit 26 Prozent; Unternehmen ohne Digitalisierungsaktivitäten mit 19 Prozent. Das ist ein Zusammenhang, kein Beleg für Ursache und Wirkung.

Die Reihenfolge der Vorhaben entscheiden

Die Reihenfolge ergibt sich in drei Schritten, nicht daraus, welcher Bereich am meisten Druck macht.

Erstens: alles erfassen. Tragen Sie alle digitalen Vorhaben in ein gemeinsames Portfolio ein, auch die laufenden. Sie binden bereits Budget und Leute; wer sie weglässt, plant mit Kapazität, die es nicht gibt.

Zweitens: das Zielbild beschreiben. Halten Sie auf Geschäftsebene fest, was Kunden, Mitarbeitende und Partner künftig können sollen. „Kunden sehen jederzeit, wo ihre Bestellung steht“ ist ein Zielbild, „neues Portal einführen“ ist ein Vorhaben. Erst am Zielbild lässt sich ablesen, welches Vorhaben wie viel beiträgt.

Drittens: jedes Vorhaben bewerten. Bewertet wird nach drei Kriterien:

• Nutzen: Wie stark zahlt das Vorhaben auf das Unternehmensziel ein?
• Aufwand: Was kostet es, und wie viel Zeit der Fachbereiche bindet es?
• Abhängigkeit: Braucht es Daten oder Ergebnisse, die erst ein anderes Vorhaben liefert?

Was Voraussetzung für andere Vorhaben ist, kommt zuerst, danach das, was bei tragbarem Aufwand den größten Nutzen bringt. Was wenig beiträgt, wartet oder entfällt.

Vorab sollten drei Regeln vereinbart sein: Vor jeder Anbindung wird geklärt, welches System Kunden- und Artikeldaten führt und wer sie ändern darf. Bei Konflikten geht das Unternehmensziel dem Ziel eines einzelnen Bereichs vor. Datenschutz und Betriebsrat werden früh einbezogen, bevor Lösungen feststehen.

Damit nach dem Fahrplan gearbeitet wird

Aus der Reihenfolge wird ein Etappenplan. Jede Etappe erhält vier Angaben: Start, Ergebnis, benötigte Kapazität und Entscheidungspunkt. Das Ergebnis beschreibt, was danach im Betrieb anders ist, nicht, welche Aufgaben erledigt wurden.

Kapazität einplanen wie Budget

Ein Plan, der nur Geld ausweist, übersieht die Zeit der Fachbereiche. Wer Abläufe kennt, Daten pflegt und neue Lösungen erprobt, trägt zugleich das Tagesgeschäft. Planen Sie deshalb je Etappe, welcher Bereich wie viel Zeit aufbringen muss. Brauchen zwei Vorhaben zur selben Zeit dieselben Leute, wartet eines, auch wenn das Budget für beide reicht.

Klein anfangen

In der ersten Etappe geht ein Vorhaben nur in einem begrenzten Bereich in Betrieb, etwa ein Prozess in einer Abteilung. Wie sich ein solcher Prozess angehen lässt, behandelt der Beitrag Prozesse digitalisieren. Was Sie dabei lernen, fließt in die nächste Etappe ein.

Entscheidungs- und Stopppunkte setzen

Am Ende jeder Etappe steht ein Entscheidungspunkt. Legen Sie vor dem Start fest, wer dort entscheidet, welches Ergebnis vorliegen muss und welche Möglichkeiten es gibt: fortsetzen, anpassen oder stoppen. So entscheidet später niemand unter dem Eindruck dessen, was bereits investiert ist. Ein Stopp ist kein Scheitern, sondern gibt Budget und Kapazität für das nächste Vorhaben frei.

Den Plan aktuell halten

Ein Fahrplan bleibt nur gültig, wenn kein Vorhaben an ihm vorbei gestartet wird. Dafür braucht es drei Regeln:

• Neue Ideen kommen ins Portfolio, mit denselben Angaben wie alle anderen, und werden genauso bewertet.
• Es ist benannt, wer über Aufnahme, Reihenfolge und Stopp entscheidet.
• Die Geschäftsleitung prüft das Portfolio zu festen Terminen und bezieht ein, was die laufenden Etappen gezeigt haben.

Hypothetisches Beispiel: vier Vorhaben, eine erste Etappe

Das folgende Beispiel ist frei erfunden.

Ein Großhändler mit mehreren Niederlassungen hat vier Vorhaben auf der Liste: ein Kundenportal mit dem Lieferstatus jeder Bestellung (Vertrieb), automatisierte Bestellungen bei Lieferanten (Einkauf), die digitale Prüfung von Eingangsrechnungen (Buchhaltung) und einen KI-Assistenten für Angebote (Geschäftsführung). Das Zielbild: Kunden und Innendienst sehen jederzeit, wo eine Bestellung steht.

Die Bewertung zeigt: Das Kundenportal zahlt am stärksten auf das Zielbild ein, braucht aber verlässliche Artikeldaten, die heute in zwei Systemen gepflegt werden. Auch der KI-Assistent hängt an diesen Daten. Der Einkauf bräuchte dieselben Fachleute wie die Klärung der Artikeldaten. Die Rechnungsprüfung entlastet die Buchhaltung bei geringem Aufwand und konkurriert weder um diese Daten noch um diese Leute.

Daraus ergibt sich die Reihenfolge:

1. Zuerst wird entschieden, welches System die Artikeldaten führt und wer sie ändern darf.
2. Erste Etappe ist das Kundenportal in einer Niederlassung, mit festgelegtem Ergebnis, eingeplanter Zeit aus Vertrieb und Lager und einem Entscheidungspunkt.
3. Die Rechnungsprüfung läuft parallel, weil sie andere Leute bindet.
4. Einkauf und KI-Assistent warten bis zur nächsten Portfolioprüfung, deren Termin feststeht. Der Einkauf wäre lieber früher dran, doch es gilt: Unternehmensziel vor Bereichsziel.

Am Entscheidungspunkt wird festgelegt, ob das Portal auf weitere Niederlassungen ausgeweitet, angepasst oder gestoppt wird.

Arbeitsblatt: Wo steht Ihre Digitalisierungsstrategie?

Tragen Sie in der rechten Spalte zu jedem Baustein ein, was bereits vorliegt und was noch fehlt.

Füllen Sie die Felder direkt im Browser aus. Ihre Eingaben werden weder übermittelt noch gespeichert und gehen beim Neuladen verloren. Über „Arbeitsblatt drucken“ können Sie das ausgefüllte Blatt ausdrucken oder als PDF sichern.

Der nächste Schritt

Füllen Sie das Arbeitsblatt mit den Verantwortlichen der wichtigsten Vorhaben aus und beginnen Sie beim ersten Baustein, bei dem noch etwas fehlt. Wenn Sie dafür Begleitung von außen suchen: Die CEx UG (haftungsbeschränkt) in Köln, geführt von Johannes Niklas Reusch und Hans-Helmut Scheel, arbeitet in der Strategieberatung nach dem hier beschriebenen Muster. CEx verkauft weder Software noch Kampagnen. Einzelheiten stehen auf der Seite zur digitalen Strategieberatung; dort können Sie auch ein Gespräch anfragen.

Quellen

• Bitkom: Presseinformation vom 11.03.2026 zur Digitalisierung der Wirtschaft; Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Januar und Februar 2026.
• KfW: Meldung vom 23.04.2026 zum KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025.
• KfW Research: Fokus Volkswirtschaft Nr. 533, Februar 2026 (PDF).