KI-Beratung · München

KI-Beratung München: erst die Rechnung, dann der Pilot

Mit der KI-Beratung München prüfen Sie jeden KI-Anwendungsfall in Zahlen, bevor Sie Budget für einen Piloten freigeben. Das Angebot richtet sich an Geschäftsführung und Bereichsleitung im Mittelstand, die mehrere KI-Ideen haben und eine begründete Entscheidung brauchen. Wir erfassen die Anwendungsfälle, rechnen Nutzen, Aufwand, laufende Kosten und Risiko, prüfen die Lösung ohne KI und begleiten den Piloten bis zur Übergabe. Wir kommen aus Köln zu Ihnen: zu geplanten Terminen vor Ort, dazwischen arbeiten wir remote.

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Was ist das Ergebnis der KI-Beratung München?

Die KI-Beratung München von CEx ist eine Entscheidungsberatung für mittelständische Unternehmen: Wir bewerten jeden KI-Anwendungsfall nach Nutzen, Aufwand, laufenden Kosten und Risiko. Das Ergebnis ist eine schriftliche Entscheidungsvorlage, die zeigt, welcher Pilot sich rechnet und welcher nicht. Den gewählten Piloten begleiten wir mit Messungen bis in den Betrieb und übergeben ihn an Ihr Team.

KI-Beratung München: Beispielrechnung mit 300 Anfragen im Monat, Entwurf, Prüfung und Pflege in Stunden

Verantwortlich: Johannes Niklas Reusch und Hans-Helmut Scheel, Geschäftsführer der CEx UG (haftungsbeschränkt), Köln · Stand: September 2026 · Über uns

Drei Posten, die in KI-Rechnungen oft fehlen

Eine KI-Idee ist erst entscheidungsreif, wenn Nutzen, Folgekosten und Risiko vollständig auf dem Tisch liegen. Fehlt einer dieser drei Posten, bleibt die Entscheidung eine Schätzung. Laut Bitkom (September 2026) nennen 63 Prozent der Unternehmen ohne KI schwer kalkulierbare Kosten als Hürde; befragt wurden Unternehmen ab 20 Beschäftigten.

Die Einsparung ist geschätzt, die Prüfzeit fehlt

Ein KI-Entwurf entsteht schnell, seine Prüfung durch Ihre Fachleute dauert. Wer nur die Entwurfszeit mit der heutigen Bearbeitungszeit vergleicht, rechnet den Nutzen zu hoch. Die Prüfzeit gehört als eigener Posten in jede Rechnung.

Die Folgekosten zeigen sich erst nach dem Start

Lizenzen stehen im Angebot, der übrige Aufwand selten. Unter den KI-Anwendern nennen laut Bitkom (September 2026) 50 Prozent die Aufbereitung von Daten als großen Kostenpunkt. Laut derselben Bitkom-Umfrage nennen 41 Prozent die Integration in bestehende Systeme, Abos und Lizenzen dagegen nur 21 Prozent.

Das Risiko steht nicht in der Rechnung

Zum Risiko gehören die Folgen einer falschen KI-Antwort, der Aufwand für die Datenschutzprüfung und die Abhängigkeit von einem Anbieter. Fehlen diese Posten, wirkt jeder Anwendungsfall günstiger, als er ist. Das Risiko gehört deshalb als eigene Zeile in die Rechnung, mit einer Person, die es verantwortet.

Leistungen der KI-Beratung München

Wir liefern fünf Leistungen, die aufeinander aufbauen; jede endet mit einem Ergebnis, nach dem Sie über die nächste entscheiden. Einen Überblick über alle Themenfelder gibt unsere KI-Beratung.

Anwendungsfall-Inventar

Wir sammeln die KI-Ideen aus Fachbereichen, IT und Geschäftsführung und beschreiben jede nach demselben Raster. Das Raster umfasst Aufgabe, Häufigkeit, heutige Bearbeitungszeit, benötigte Daten und verantwortliche Person. Sie erhalten ein Anwendungsfall-Inventar, in dem sich alle Ideen direkt vergleichen lassen.

Business Case je Anwendungsfall

Für jeden Anwendungsfall rechnen wir Nutzen, einmaligen Aufwand, laufende Kosten und Risiko. Die Grundformel lautet: (heutige Bearbeitungszeit minus Entwurfs- und Prüfzeit) × Fälle je Monat × interner Stundensatz, abzüglich der laufenden Kosten je Monat. Das Risiko bewerten wir nach Fehlerfolgen, Datenschutzaufwand und Abhängigkeit von Anbietern oder einzelnen Personen. Sie erhalten eine Entscheidungsvorlage mit Reihenfolge und Begründung, die Ihre Geschäftsführung ohne uns nachvollziehen kann.

Gegenprobe ohne KI

Für jeden Anwendungsfall prüfen wir, ob eine Regel im vorhandenen System, eine Vorlage oder ein geklärter Ablauf dasselbe leistet. Trifft das zu, sagen wir es und stellen die KI-Idee mit Begründung zurück. So sparen Sie den Piloten, der sich nicht rechnen würde.

Pilot mit gemessener Prüfzeit

Den Anwendungsfall mit der stärksten Rechnung testen wir mit Ihrem Team an echten Fällen. Das Pilotteam stellen wir mit Ihnen so zusammen, dass Befürworter und Skeptiker vertreten sind. Wir messen Prüfzeit, Korrekturen und Fallzahlen, statt sie zu schätzen. Sie erhalten ein Messprotokoll und eine Empfehlung, ob der Pilot in den Betrieb geht.

Betriebsrechnung und Übergabe

Wir legen fest, wer Ergebnisse freigibt, wer die Wissensbasis pflegt und wer die laufenden Kosten überwacht. Ihr Team übernimmt den Ablauf mit einem Betriebshandbuch und einer Kostenübersicht, die gemessene Werte statt Schätzungen enthält. Die Übersicht führt vier laufende Posten: Lizenzen, Nutzung nach Volumen, Pflege der Inhalte und technische Betreuung.

Was bedeutet der Standort München für Ihre KI-Entscheidung?

In einem großen, technologiegeprägten Wirtschaftsraum zählt für den Mittelstand vor allem eine Rechnung, die zur eigenen Fallzahl passt. Laut IHK für München und Oberbayern waren zur IHK-Wahl 2026 in der Landeshauptstadt fast 140.000 Unternehmen wahlberechtigt. Laut Münchner Jahreswirtschaftsbericht 2026 ist die Stadt Sitz von sieben DAX-Unternehmen aus Automotive, Versicherung, High-Tech und Energie. Laut Rathaus Umschau der Stadt (Juli 2026) wuchs die Beschäftigung in der IKT-Branche im Zehn-Jahres-Vergleich um 57 Prozent, also um 40.418 Beschäftigte.

Individuelle KI-Beratung heißt in München, einem Umfeld mit vielen KI-Angeboten: Ihre Fallzahlen, Ihre Bearbeitungszeiten, Ihre Prüfer, nicht der Maßstab eines Konzerns. Zur Orientierung bietet die Kammer eine jährliche Konferenz „KI für den Mittelstand“; laut IHK fand sie im November 2025 zum sechsten Mal statt. Die Rechnung für Ihre eigenen Anwendungsfälle ersetzt sie nicht.

CEx hat kein Büro an der Isar; wir reisen aus Köln an, rund 460 km Luftlinie entfernt. Vor Ort sind wir, wenn Fachleute gemeinsam Zahlen klären müssen; die Rechenarbeit dazwischen läuft remote. Dasselbe Arbeitsmodell gilt für Unternehmen im übrigen Oberbayern.

Liegt die Ursache eher im Ablauf als in der Technik, hilft unsere Prozessberatung München. Geht es um die Einführung im Team, unterstützt die Change-Management-Beratung München.

So entsteht Ihre Entscheidungsvorlage: fünf Schritte

Der Weg zur Entscheidung hat fünf Schritte: Nach Schritt 3 liegt die Entscheidungsvorlage vor, nach Schritt 5 der Betrieb.

Schritt 1: Ideen und Anlass klären

Im kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten klären wir, welche KI-Ideen vorliegen und bis wann Sie entscheiden müssen. Sie erhalten anschließend ein schriftliches Angebot, das Leistungsumfang, Stufen und Stopppunkte festlegt.

Schritt 2: Aufnahme vor Ort

Bei Ihnen vor Ort nehmen wir die Anwendungsfälle mit den Fachbereichen auf und erfassen Fallzahlen, Bearbeitungszeiten und Datenquellen. Wir sprechen dabei auch mit den Personen, die KI-Ergebnisse später prüfen würden. Wo Zahlen fehlen, zählt Ihr Team eine Stichprobe nach unserem Raster.

Schritt 3: Rechnung und Gegenprobe

Wir rechnen jeden Anwendungsfall nach derselben Formel und prüfen die Lösung ohne KI. Sie erhalten die Entscheidungsvorlage mit Reihenfolge, Begründung und offenen Risiken. Wir besprechen sie mit Ihrer Geschäftsführung, bevor Budget für den Piloten fließt.

Schritt 4: Pilot mit Messung

Ein Pilotteam arbeitet mit dem gewählten Anwendungsfall an echten Fällen und hält jede Korrektur in einer einfachen Liste fest. Die gemessenen Werte für Prüfzeit, Korrekturen und Kosten ersetzen die Schätzwerte der Vorlage.

Schritt 5: Betriebsentscheidung und Übergabe

Mit den gemessenen Werten entscheiden Sie, ob der Anwendungsfall in den Betrieb geht. Bei einem Ja übergeben wir Rollen, Freigabewege und Kostenübersicht an Ihr Team; bei einem Nein erhalten Sie die Begründung schriftlich.

Entscheidung vor Umsetzung: der Unterschied zur KI-Agentur

Unser Ergebnis ist eine begründete Entscheidung und ein Ablauf, den Ihr Team ohne uns trägt, keine Anwendung, die wir betreiben. Eine KI-Agentur baut eine Anwendung, deren Zweck bereits feststeht. Wir setzen davor an und klären, ob und in welcher Reihenfolge sich eine Umsetzung lohnt. Beauftragen Sie danach eine Agentur oder einen Softwareanbieter, liefert unsere Vorlage die Anforderungen dafür.

Geschäftsführer persönlich: In der KI-Beratung München sprechen Sie mit Johannes Niklas Reusch (Prozesse, Projekte, Digitalisierung und KI) und Hans-Helmut Scheel (Enterprise Architecture, Change und Betrieb). Beide bleiben vom ersten Lagebild bis zur Übergabe Ihre Ansprechpartner.
Zahlen zuerst: Wir beginnen mit einem Lagebild aus Fallzahlen und Bearbeitungszeiten, nicht mit einer Meinung.
Im Tagesgeschäft getestet: Der Pilot läuft dort, wo er später laufen soll, mit Ihren echten Fällen.
Nein, wenn wir nicht passen: Rechnet sich ein Anwendungsfall nicht oder liegt das Thema außerhalb unserer Felder, sagen wir das und verweisen weiter.

Welche Regeln fließen in den Business Case ein?

Für den Business Case zählen vor allem Datenschutz, EU AI Act und Mitbestimmung; wir führen jede dieser Regeln als Risikoposten in der Rechnung. Nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz (2024) dürfen Entscheidungen mit Rechtswirkung nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nur Menschen treffen. Beim Einsatz von KI-Anwendungen wird laut Datenschutzkonferenz zudem vielfach eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein.

Der EU AI Act ist laut Europäischer Kommission seit dem 1. August 2024 in Kraft. Nach dem Digital Omnibus on AI (Verordnung (EU) 2026/1744) gelten die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III laut Kommission erst ab dem 2. Dezember 2027. Für Hochrisiko-KI in Produkten nach Anhang I gelten sie ab dem 2. August 2028.

Wo ein Betriebsrat besteht, planen wir seine Beteiligung vor dem Pilotstart ein. Unsere KI-Beratung in München ersetzt keine Rechtsberatung; wir sorgen dafür, dass Ihr Datenschutzbeauftragter und Ihre Rechtsberatung die Fragen früh auf dem Tisch haben.

Häufige Fragen zur KI-Beratung München

Den Preis legen wir je Leistungsumfang fest, nicht als Tagessatz. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Umfang, Stufen und Stopppunkten. Jede Stufe endet mit einem Ergebnis, etwa der Entscheidungsvorlage, und erst dann entscheiden Sie über die nächste. Den Umfang bestimmen vor allem die Zahl der Anwendungsfälle, die Datenlage und die Frage, ob wir den Piloten bis in den Betrieb begleiten.

Das hängt davon ab, ob die Entscheidung für einen Anwendungsfall schon gefallen ist. Eine KI-Agentur baut eine Anwendung, deren Zweck feststeht. Eine KI-Beratung, oft auch AI-Beratung genannt, klärt vorher, welcher Anwendungsfall sich rechnet, was er im Betrieb kostet und wer ihn verantwortet. Häufig ist beides sinnvoll, in dieser Reihenfolge: Unsere Entscheidungsvorlage enthält dann die Anforderungen, mit denen Sie eine Agentur beauftragen.

Ja, zu den Terminen, bei denen Anwesenheit einen Unterschied macht. CEx hat seinen Sitz in Köln und kein Büro in Bayern. Vor Ort arbeiten wir beim Auftakt, bei der Aufnahme der Anwendungsfälle, zum Pilotstart und zur Übergabe. Dazwischen stimmen wir uns remote ab, in festen Terminen und mit gemeinsamen Dokumenten; die Reisetermine stehen bereits im Angebot.

Das hängt von der Zahl der Anwendungsfälle ab und davon, ob Fallzahlen und Bearbeitungszeiten schon vorliegen. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten; den Zeitplan für die weiteren Schritte legen wir im schriftlichen Angebot fest. Kennt Ihr Team seine Fallzahlen bereits, geht es schneller. Fehlen sie, zählt Ihr Team zuerst eine Stichprobe, damit die Vorlage auf gezählten statt auf geschätzten Werten steht.

Sie eignet sich für mittelständische Unternehmen, die mehrere KI-Ideen haben und vor einer Budgetentscheidung stehen. Sie passt auch, wenn ein Pilot bereits läuft, aber niemand sagen kann, ob er sich rechnet. Sie passt nicht, wenn Sie eine fertige Software zum sofortigen Einrichten suchen oder Unterstützung bei Steuern, Finanzierung oder Förderanträgen brauchen. Dann sagen wir das im Erstgespräch und verweisen weiter.

Wir brauchen vier Werte je Anwendungsfall: wie oft die Aufgabe anfällt, wie lange sie heute dauert, wie lange die Prüfung eines KI-Ergebnisses dauert und welche Daten das System lesen müsste. Die ersten beiden liefert oft Ihr Ticket- oder ERP-System. Den dritten Wert schätzen wir zunächst und messen ihn im Piloten. Für die Rechnung reichen in der Regel Zählungen und anonymisierte Beispiele.

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“. Laut Förderdatenbank des Bundes beträgt der Zuschuss je nach Region bis zu 80 Prozent der förderfähigen Kosten. Laut BAFA gilt die Richtlinie bis zum 31. Dezember 2026; gefördert werden je Unternehmen höchstens fünf Beratungen, davon höchstens zwei pro Jahr. Welcher Satz für Ihren Standort gilt und ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, klären Sie mit dem BAFA; Förderanträge schreiben wir nicht.

Weiterführende Themen

Diese Seiten vertiefen einzelne Fragen aus der Rechnung:

KI-Beratung für den Mittelstand: der Einstieg in KI mit Plan für kleinere Unternehmen.
Generative KI-Beratung: Texte, Entwürfe und Wissenssuche verlässlich einsetzen.
KI in der Industrie: Anwendungsfälle, aus der Fertigung gedacht.

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